목적이 유한보존기간 동안의 공간상의 이유로 인한 대체보존을 위한 것이거나 혹은 이용을 원활히 하기 위한 것으로 이해되며, 이런 경우에는 자료관 자체에서 판단해야한다. 그리고 준영구 이상의 기록물로서 자체적으로 보존해야 할 것을 보존매체에 수록하면, 수록현황보고하는 절차에 의해 중앙기록물 관리기관에 보고해야 한다. 이관대상의 준영구 이상 기록물은 가급적 보존매체에 수록할 필요없이 전문기관에 보내야하지만 그렇지 않을 경우에는 그 사본을 함께 이관해야한다. 이미지 열람용 광디스크 수록에 있어서 법령상 공개구분에 의해서 나누어 관리되어야 한다. 기록물 관리 중에 기타의 이유로 이미지 화면 작성이 필요하거나 매체수록을 필요로 한 경우도 있다.
2) 서가관리 및 배치
서고관리는 처리과로부터 이관받은 기록물을 집중관리하여 기록물관리의 효율성, 경제성과 안정성을 높이기 위한 업무로서 기록물의 서가배치, 반출입통제, 정수정검 등의 업무를 포함하고 있다. 기록관리법 시행령 23조(서고관리) 시행규칙 26조(서고 및 서가번호의 표시) 27조(서고관리책임자의 지정) 28조(기록물의 서고배치)
즉, 기록물의 안전한 보존, 관리를 위한 업무이다.
서고 및 서가에 기록물을 배치하는 규정상의 기본방식 기록물의 서가배치 방법은 한시기록물의 경우에는 기록물 형태별, 보존기간별, 생산연도별로 정리하고, 준영구 이상의 경우에는 기록물 형태별, 보존가치등급별, 보존기간별로 구분하여 배치관리되어야한다.
은 보존상자에 편성하여 배치하되, 기록물철을 기준으로 그 위치에 대한 정보를 부여하여 관리하는 것이다. 따라서 서고 및 서가에 보존되는 모든 기록물은 위치정보를 함께 검색할 수 있어야 하며 반면, 개가식 서고운영이 아닌 관리자용 정보로서 관리되어야 할 것이다.
자료관에서의 서가배치에 관련해서 형태별 구분은 불가피할 것이다. 또한 유한보존대상과 준영구 이상의 보존대상 등 보존기간에 따라 구분되어야하며, 이들 중에서도 전문관리기관으로의 이관대상과 이관대상이 아닌 것을 파악해야할 것이다. 더불어 준영구 이상의 자체보존대상 기록물은 전문관리기관에 준하여 별도의 관리번호를 부여하고 그 순서에 따라 배열해야한다.
마지막으로 서고관리에 있어 중요한 것이 기록물 반출입 및 정수점검이다. 보존 중인 준영구 이상의 기록물은 서고의 반출을 원칙적으로 금하며, 부득이한 경우 자료관장의 승인을 받아 기록물 반출, 반입서를 서고 관리책임자에게 제출하면 가능하다. 그리고 서고관리책임자는 정기적인 정수 및 상태점검을 실시해야 한다. 현재 자료관에서는 정수, 점검정도만 하고 있지만, 준영구 이상의 기록물을 보존하고 있는 자료관에서는 수리복원, 살균소독, 탈산처리 등의 업무를 해야하는데, 이때에는 관할 전문기관의 협조를 구해야할 것이며, 정기적은 상태 및 정수 점검이 필수적이다.
6. 결론
지금까지 법령에서 정하고 있는 자료관의 5가지 업무영역 중에서 자료관에서의 준영구, 영구기록물의 이관과 보존에 관해 살펴보았다. 자료관에서의 준영구 이상 기록물의 이관은 전문관리기관과의 연계과정 속에서 파악할 수 있다. 전문관리기관이 제시하고 있는 이관지침과 자료관에서 분류기준표를 통해 작성된 이관 목록을 통해서 이관은 이루어진다. 반면, 자료관에 남게되는 준영구 이상의 기록물은 매체보존이나 서고관리 등에 의해 관리되어지는데, 일반적으로 자료관에서 관리되는 한시기록물과 같이 보존관리해서는 안될 것이다.
자료관의 설치는 물론이고 운영이 제대로 되지 않는 상황에서 자료관업무의 표준은 중요한 문제 일 것이다. 기본적으로 자료관의 업무는 기록관리법에서 정의한 자료관 표준업무를 공통적으로 수행해야 할 것이지만, 각급 기관의 업무의 차이에 따라 업무가 달라질 수도 있을 것은 생각해야 할 것이다.
* 참고문헌
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“공공기관의 기록물 관리에 관한 법률 및 시행령”